Feedback richtig kommunizieren

Da kommt er, der Termin zum jährlichen Feedbackgespräch und natürlich kommt es dabei auch zu unangenehmer Kritik an der eigenen Arbeitsleistung. Dies kann schnell missverstanden und vom Empfänger negativ aufgenommen werden. Allerdings bietet ein richtig gegebenes Feedback die Möglichkeiten aus den eigenen Schwächen zu Lernen oder die Arbeitszufriedenheit und Motivation zu steigern.[1] Es stellt sich also die Frage was eine Führungskraft für Möglichkeiten hat, Feedback so an die Angestellten weiterzugeben damit sie daraus einen Positiven Nutzen ziehen können.

 

Was genau ist Feedback?

 

Feedback stellt eine Information für eine Person dar, wie dessen Verhalten auf eine andere Person wirkt. Durch das Feedback können wir einen Einblick bekommen wie unser selbst wahrgenommenes Verhalten auf andere Mitmenschen wirkt, denn es gibt Verhaltensweisen die uns selbst unbekannt sind, doch von anderen Menschen sehr wohl aufgenommen werden.[2] Ohne Feedback wird dieses Missverhältnis nicht deutlich und das eigene Verhalten kann nicht optimal reflektiert werden, woraus eine Anpassung der Verhaltensweisen nicht möglich wird.[3] Das „JOHARI-Fenster“, welches nach Joe Luft und Harry Ingham benannt wurde, zeigt dieses Verhältnis anhand folgendem Schema:

Abbildung 1: „Johari-Fenster“, Eigene Darstellung in Anlehnung an: Vgl. Koopmanns, M.: 2016, S. 11.

 

Das Quadrat des „Freien Handeln“ beinhaltet jenes Verhalten das uns und anderen Menschen bekannt ist. Im Quadrat „verborgener Privatbereich“ befinden sich sehr vertraulicher Gefühle, Gedanken oder Verhaltensarten die wir vermeiden anderen zu zeigen. „Unbewusstes Verhalten“ ist weder uns noch anderen zugänglich und kann nur mit therapeutischen Methoden zum Vorschein gebracht werden. Im Quadrat des „blinden Flecks“ sind Verhaltensweisen zugeordnet die von anderen erkannt werden aber uns nicht bekannt sind. Mit Hilfe optimalen Feedbacks einer anderen Person kann das Quadrat des „blinden Flecks“ verkleinert werden, was wiederrum zur Vergrößerung des Quadrats „Freies Handeln“ führt. Das Ergebnis wäre eine bessere Selbstwahrnehmung des eigenen Verhaltens und dessen Wirkung auf andere.[4]  Weiterhin können wir durch Feedback wertvolle Einblick in unsere Schwächen erhalten und so einen Lernprozess durchlaufen.[5] Beinhaltet das Feedback negative Aspekte, kann die erwünschte Wirkung schnell umkippen und das Selbstwertgefühl mindern oder auch das Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter stören. Allerdings gibt es Regeln für den Feedbacksender, um optimales Feedback zu geben und die Wirkung des Feedbacks zu fördern.[6]

 

Regeln für den Feedbackgeber

 

Um den „blinden Fleck“ eines Mitarbeiters zu verkleinern und ihm somit die Möglichkeit des Lernens aus fehlerhaftem Verhalten zu geben, gibt es einige Grundregeln zu beachten. Die wichtigsten lauten folgendermaßen:[7]

 

  • Nur Persönlich in einer ruhigen Atmosphäre ohne Beteiligung von Dritten.
  • Für das Feedbackgespräch sollte sich zeit genommen werden, also nicht spontan während der Verrichtung der Arbeit
  • Nicht nur Kritische Inhalte wiedergeben, auch die Positiven hervorheben.
  • Es sollte auf ein sachliches und offenes Gesprächsklima geachtet werden. Die Behauptungen und Eindrücke vom Verhalten des Feedbackempfängers sollen mit Beispielen gestützt sein und auf einzelne Verhaltensweisen eingegangen werden, Verallgemeinerungen wie z.B. „Nie lässt du deine Kollegen aussprechen“, sind unpassend.

 

Außerdem kann das Kommunikationsmodell der vier Seiten einer Nachricht nach Schulz von Thun verwendet werden um Feedback richtig zu geben. Demnach enthält jede Nachricht vier Botschaftsarten die folgendermaßen lauten:[8]

  1. Sachbotschaft
  2. Selbstoffenbarungsbotschaft
  3. Beziehungsbotschaft
  4. Appell

 

Zu 1.)

Dabei wird ein wahrgenommener Zustand oder Problem aus der Sicht des Feedbackgebers formuliert.[9] Hier sollte auch auf die oben aufgeführte Grundregel für Feedback geachtet werden, sich nur auf konkrete Verhaltensweisen zu beziehen.

Zu 2.)

Hier gibt der Feedbacksender seine Gefühle preis, die er bezogen auf den Sachverhalt empfunden hat.[10] Er gibt dem Empfänger also eine Information wie sein Verhalten auf ihn gewirkt hat.

Zu 3.)

Durch Inbezugnahme auf die Beziehung zum Feedbackempfänger, soll dessen Selbstwertgefühl gestärkt werden, sowie die gegenseitige Beziehung.[11] Wird die Beziehung geschwächt, kann es zur Ablehnung oder Uneinsichtigkeit bzgl. des Feedbacks kommen und eine Veränderung des Verhaltens bleibt aus.[12]

Zu 4.)

Mit einem Appell im Feedbackgespräch soll der Empfänger beeinflusst werden konkretes Verhalten zu verändern oder abzulegen.[13] Wichtig beim Appell ist, dass es nicht zu Missverständnissen kommt. Dies kann durch klare Formulierungen erreicht werden, in denen deutlich wird, den Empfänger in seinem Verhalten weiterbringen zu wollen.[14]

 

Beispiel:

Personalrecruiter Marc wird zum Feedbackgespräch mit seinem Chef Alex gebeten. Es geht um Marcs Neigung, seine Hände in die Hosentaschen zu stecken während die Bewerber sprechen.

Alex beachtet anschließend die vier Seiten einer Nachricht:

  1. Mir ist bei ihren bisherigen Gesprächen aufgefallen, dass sie hin und wieder ihre Hände in die Hosentaschen stecken, während ihr Gegenüber spricht. (Sachinhalt)
  2. Ich möchte ihnen ehrlich sagen, dass dies überheblich auf mich wirkt und mich persönlich verunsichert. (Selbstoffenbarungsbotschaft)
  3. Ich würde mir wünschen, dass sie in Zukunft mehr auf ihre Handhaltung achten, dadurch würdest du in meinen Augen sympathischer und offener Wirken. (Appell)

 

Die Beziehungsebene kann hier im kompletten Gesprächsverlauf durch den Ton der Stimme gesteuert werden[15], in dem freundlich und respektvoll gesprochen wird. Außerdem könnte Alex mit einer Frage wie z.B. „Wie sehen Sie das?“, Marc die Möglichkeit geben seine Sichtweise zu präsentieren. Dadurch kann ernsthaftes Interesse am Verhalten von Marc formuliert werden und eine Gesprächssituation entstehen.

Im Johari-Fenster wäre das Verhalten von Marc, die Hände in die Hosentaschen zu stecken, der blinde Fleck. Ihm ist diese Verhaltensweise unbewusst. Alex gibt Marc zu seinem Verhalten Feedback und spricht den Fehler an. Nimmt Marc das Feedback nun an und arbeitet an seinem Fehlverhalten, ist es ihm möglich seinen blinden Fleck, bzgl. der Handposition, zu verkleinern. Daraus folgt das Marc ein Verhalten das ihm nicht bewusst war aufgrund von Feedback ändern und er somit Qualität in seinem Beruf erlangen konnte. Ebenfalls profitiert das Unternehmen von Marcs Qualitätsanstieg als Personalrecruiter, da er nun besser auf die Bewerber einwirken kann.

 

Fazit:

Feedback ist ein wichtiger Bestandteil in der Arbeitswelt, sowohl für die Empfänger des Feedbacks also auch für Unternehmen. Denn mit Hilfe von Feedback können uns verborgene Verhaltensweisen bewusstwerden und es wird uns möglich dadurch einen Lernprozess einzuleiten. Natürlich spielt es auch eine Rolle wie der Empfänger das Feedback aufnimmt. Dennoch wird mit den aufgeführten Regeln deutlich das eine ausgereifte Feedbackkultur in einem Unternehmen ratsam ist.

Denn die Folgen, wie etwa der Anstieg der Arbeitsmotivation oder eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, wirken sich auf jeden Betrieb förderlich aus.[16]

 

Fußnoten:

[1] Vgl. Hornig, M.: 2014. URL: https://www.focus.de/gesundheit/experten/hornig/aus-fehlern-lernen-kein-zeichen-von-schwaeche-nutzen-sie-niederlagen-auf-ihrem-weg-zum-erfolg_id_3699921.html (17.07.2018).

[2] Vgl. Koopmanns, M.: 2016, S. 11.

[3] Vgl. Behnke, K.: 2016, S. 11-12.

[4] Vgl. Koopmanns, M.: 2016, S. 11-12.

[5] Vgl. Hornig, M.: 2014. URL: https://www.focus.de/gesundheit/experten/hornig/aus-fehlern-lernen-kein-zeichen-von-schwaeche-nutzen-sie-niederlagen-auf-ihrem-weg-zum-erfolg_id_3699921.html (18.07.2018).

[6] Vgl. Seitter, C.: 2017, S. 44-45. URL: http://www.wiso-net.de/document/WIME__270FB78D2B9AC0FFB580EA47337B87E3 (21.07.2018).

[7] Vgl. Seitter, C.:2017. S. 45. URL: URL: http://www.wiso-net.de/document/WIME__270FB78D2B9AC0FFB580EA47337B87E3 (21.07.2018).

[8] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 49-50.

[9] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 50.

[10] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 50.

[11] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 52.

[12] Vgl. Hockling, S.: 2012, S. 2. URL: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-07/chefsache-feedback/seite-2 (22.07.2018).

[13] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 54.

[14] Vgl. Lenz, G./Ellebracht, H./Osterhold, G.: 2007, S. 120.

[15] Vgl. Simon, W.: 2004, S. 26.

[16] Vgl. Hockling, S.: 2012, S. 1.URL: https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-07/chefsache-feedback (24.07.2018)

 

 

Literatur- und Quellenverzeichnis:

Behnke, K.: Umgang mit Feedback im Kontext der Schule. Erkenntnisse aus Analysen

der externen Evaluation und des Referendariats. 2016. Wiesbaden.

Hockling, S.: Feedback geben ohne Mitarbeiter zu vergraulen. Juli 2012. URL:

https://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-07/chefsache-feedback (22.07.2018).

Hornig, M.: Aus Fehlern lernen. Kein Zeichen von Schwäche: Nutzen Sie Niederlagen

auf Ihrem Weg zum Erfolg. März 2014. URL:

https://www.focus.de/gesundheit/experten/hornig/aus-fehlern-lernen-kein-zeichen-von-schwaeche-nutzen-sie-niederlagen-auf-ihrem-weg-zum-erfolg_id_3699921.html (18.07.2018).

Koopmanns, M.: Feedback: Kritik äußern – Kritik annehmen. 2016. Paderborn.

Lenz, G./Ellebracht, H./Osterhold, G.: Coaching als Führungsprinzip. Persönlichkeit und

Performance entwickeln. 2007. Wiesbaden.

Seitter, C.: Personalpolitik/Personalmanagement. Kritisches Feedback geben. 2017.

URL:http://www.wisonet.de/document/WIME__270FB78D2B9AC0FFB580EA47337B87E3 (21.07.2018)

Simon, W.: GABALs großer Methodenkoffer. Grundlagen der Kommunikation. 2004.

Offenbach.

 

Bildnachweis:

Beitragsbild: Pixabay. URL: https://pixabay.com/de/h%C3%B6ren-informellen-treffen-

im-chat-1702648/ (27.07.2018)