Mein Selbst- und Zeitmanagement im Fernstudium

Über knapp zwei Jahre hatte ich bei Instagram einen Studi-Account, auf dem ich interessierte Personen durch meinen Studienalltag mitgenommen habe. Ich wurde in der Zeit immer wieder gefragt, wie ich es schaffe, mich so gut im Studium zu organisieren. Eine weitere Nachfrage war, wie ich es schaffe, motiviert zu bleiben. Die zweite Frage ist einfach beantwortet: Ich finde die Psychologie wahnsinnig faszinierend. Die erste Frage ist hingegen sehr viel komplexer und gar nicht einfach zu beantworten. Habe ich doch viele Techniken ausprobiert. Zu Beginn habe ich meine Studienplanung mit gefühlt tausend Tools gemacht. Da war zum einen mein White Board mit meinen Personal Kanban Board und der Semesterübersicht. Ein Bulletjournal. Parallel hatte ich eine Excel-Liste, wo ich den Fortschritt dokumentiert habe. Und nicht zu vergessen, die tägliche To-do-Liste. Das war mir aber mit der Zeit zu unübersichtlich und ich habe nach digitalen Lösungen gesucht. Ich habe viel ausprobiert und nichts für wirklich gut befunden. Im Laufe des Jahres bin ich über Notion gestolpert. Am Anfang fand ich das Programm sehr unübersichtlich und zu zeitintensiv. Jedoch habe ich von anderen Studierenden immer wieder positive Meinung über Notion gehört. Ich habe dem Programm eine zweite Chance gegeben und seither ist es aus meinen Studienalltag nicht mehr wegzudenken.

Nach nun fast drei Jahren Studium an der SRH Fernhochschule habe ich einige Erfahrungen mit Selbst- und Zeitmanagement gesammelt. Mithilfe dieses Artikels möchte ich diese Erfahrungen teilen und anderen Studierenden Anregungen für die eigene Studienorganisation geben.

Allgemeine Studienorganisation

Bereits zu Beginn meines Studiums habe ich mit einem Personal Kanban auf dem Whiteboard gearbeitet. Damals allerdings nur, um mein erstes Semester zu organisieren. Relativ schnell bin ich jedoch dazu übergegangen, ein Personal Kanban für das komplette Studium zu entwerfen.

Bevor ich jedoch über meine Studienorganisation schreibe, möchte ich an dieser Stelle kurz erläutert, was ein Kanban Board ist. Das Kanban Board bietet einem Team oder einer Organisation die Möglichkeit, die verschiedenen Arbeitsaufträge zu visualisieren (Dalton, 2019, S. 187). Dies erfolgt, in dem die verschiedenen Themen je Aufgabe erfasst werden. Dazu gehört u. a. bis wann eine Aufgabe erledigt werden muss, wie hoch der Arbeitsaufwand ist oder ob es zwischen den Aufgaben Verbindungen gibt (Kusay-Merkle, 2018, S. 43–44). Durch das Ticket-System und das Board wird nicht bloß die Arbeit ersichtlich, sondern ebenso das bisher erreichte und somit der Erfolg. Wenn das Kanban Board nur für eine Einzelperson genutzt wird, wird auch von Personal Kanban gesprochen. Das Prinzip bleibt jedoch identisch. Für weitere Informationen kann ich das Buch „Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board“ von J. Benson, T. DeMaria Barry und M. Mertsch empfehlen.

Im Rahmen der allgemeinen Studienorganisation nutze ich das Kanban Board, um mir den Studienablauf zu visualisieren. Ich habe mein Personal Board, wie in der folgenden Abbildung zu sehen, in vier Teile gesplittet:

  1. „Backlog“ = Module, die noch nicht gebucht sind
  2. „Als Nächstes“ = Module, die gebucht sind, aber noch nicht zur Bewertung abgegeben wurden (begrenzt auf 5 Module, inkl. Spalte „Abgabe“)
  3. „Abgabe“ = Module, die noch nicht bewertet wurden
  4. „Fertig“ = abgeschlossene und bewertet Module

Personal Knaben Board – Übersicht Studium
(Quelle: Eigene Darstellung)

Durch das Board habe ich einen guten Überblick über alle Module meines Studiums. Ich sehe auf einen Blick, welche Module aktuell von mir gebucht sind und welche noch offen sind. Durch die Spalte „Fertig“ sehe ich außerdem meinen Studienfortschritt, der mit fortschreiten des Studiums ein großer Motivationsfaktor ist.

Organisation einzelner Module

Wenn ich ein neues Modul starte, lege ich in Notion eine neue Seite für dieses Modul an. Für den schnelleren Zugriff ist die Seite über das allgemeine Kanban Board erreichbar. Auf dieser Seite erstelle ich eine Liste, in die alle Aufgaben geschrieben werden, die das Modul betreffen. Bei einer Einsendeaufgabe schreibe ich auf diese Liste folgende Dinge:

  • Studienbrief(e) lesen
  • Auswahl der Aufgabe + erste Literaturrecherche
  • Teilaufgabe 1
  • Teilaufgabe 2
  • Teilaufgabe 3
  • Korrektur lesen
  • Abgabe

Organisation eines Moduls
(Quelle: Eigene Darstellung)

Die einzelnen Punkte werden anschließend mit einem Start- und Enddatum versehen und einem Status. Durch diese Angaben kann ich während der Bearbeitung schnell zwischen verschiedenen Ansichten wie dem „list view“, dem „timeline view“ oder dem „board view“ wechseln. Die verschiedenen Ansichten sind in der zweiten Abbildung exemplarisch dargestellt. Durch den „timeline view“ sehe ich immer, ob ich mich noch in meinen gewünschten Zeitraum bewege. Mithilfe des „board view“ kann ich den Status schnell ändern und sehe meinen Fortschritt auf einen Blick. Über den „list view“ kann ich in die einzelnen Aufgaben reingehen und Notizen hinzufügen wie z. B. die Aufgabenstellung, erste Literatur oder Stichpunkte. Durch diese Form der Bearbeitung eines Moduls halte ich mich im Regelfall an die von mir aufgestellten Zeitpläne. Auf der anderen Seite sind die Pläne aber so flexibel, dass ich sie jederzeit anpassen kann. Am Ende eines jeden Moduls schreibe ich außerdem eine kurze Reflexion mit Dingen, die während der Modulbearbeitung problemlos funktionierten und Dingen, die weniger gut liefen. Das kann wie in nachfolgenden Abbildung aussehen.

Reflexion nach Abschluss des Moduls
(Quelle: Eigene Darstellung)

Fazit

Ein Kanban Board lässt sich super den eigenen Bedürfnissen anpassen. Es ist jedoch wichtig, dass die Anzahl der sich in Arbeit befindlichen Aufgaben eingehalten wird, damit das Kanban Board seinen Zweck erfüllt und nicht zu einer To-do-Liste verkommt. Regelmäßige Retrospektiven sind bei der Anwendung des Kanban Boards für mich unabdingbar. Da ich mich bloß so kontinuierlich verbessern kann. Diese nutze ich aber nur bei der zweiten Form meines Boards, der Modulbearbeitung.

Ein Kanban Board kann jedoch nur so gut sein wie die eigene Prioritätensetzung. Wenn die eigenen Prioritäten im Vorfeld falsch gesetzt wurden, hilft das Kanban Board auch nicht, die anstehenden Tätigkeiten fristgerecht abzuarbeiten.

Literatur

Dalton, J. (2019). Great Big Agile: An OS for Agile Leaders. New York, NY: Apress. https://doi.org/10.1007/978-1-4842-4206-3

Kusay-Merkle, U. (2018). Agiles Projektmanagement im Berufsalltag: Für mittlere und kleine Projekte (1.). Berlin: Springer Gabler. https://doi.org/10.1007/978-3-662-56800-2

Beitragsbild

Nagiev, R. (2021). Planungsaufgabenkonzept. Verfügbar unter: https://www.istockphoto.com/de/vektor/planungsaufgabenkonzept-gm1325931786-410797033?clarity=false