Was ist eigentlich ZEITMANAGEMENT ?

Zeitmanagement ist ein Teilgebiet des Selbstmanagements welches sich seinerseits übergeordnet und kontextabhängig mit einer gewinnbringenden Integration verschiedenere Lebensbereiche (beispielsweise einer gute Work-Life-Balance) und auch mit Selbstregulationsfähigkeiten beschäftigt.[1]

Das Zeitmanagement selbst wird erst seit den 1980er Jahren wissenschaftlich untersucht und kann als Kombination aus

  • Prioritätensetzung
  • Zeiterfassung
  • Zielsetzung
  • Planung
  • Überwachung der eigenen Tätigkeiten

verstanden werden.[2]

Durch Forschungsaktivitäten wurde unter anderem erwiesen, dass eine wahrgenommen Kontrolle über die Zeit, berufliche Zufriedenheit, Wohlbefinden und Gesundheit effektiv fördert. Ebenso stellt das individuelle Zeitmanagement eine wichtige Variable zur Vorhersage von Anspannung und Beanspruchungserleben im Beruf dar.[3]

Es lohnt sich also durchaus, sich mit der erfolgsversprechenden Strategie des Zeitmanagements auseinanderzusetzen. Die folgende hochaktuelle Befragung zeigt das Zeitmanagement sogar auf Platz 2 liegt in der alltäglichen Herausforderung trotz Alltagsanforderungen genügend Zeit für die persönlichen Bedürfnisse zu mobilisieren.

Statista Zeitmanagement
(Klicken zum Vergrößern; Quelle: http://de.statista.com/statistik/daten/studie/12978/umfrage/gruende-fuer-ausreichend-allein-verbrachte-zeit/)

Ziele hartnäckig zu verfolgen, überfleißig und über die eigenen Ressourcen engagiert zu sein, mehrere Jobs auf einmal zu stemmen und sich dabei keine Auszeiten zu gönnen – eine oft zu beobachtende Realität in nahezu allen Öffentlichkeiten.  Gerade als „arbeitender Student“, studierende Mutter oder unter sonstigen möglichen, vielfältigen Anforderungen des Alltags stellt Zeitmanagement ein wichtiges Tool da, um nicht auszubrennen oder langfristig an den Folgen von negativen Stress zu erkranken.

Ziel des Zeitmanagements ist es dabei nicht, sich noch mehr Verantwortung und Arbeit aufladen zu können. Vielmehr geht es darum sich klar über priorisierte Ziele zu sein und einen Zeitplan zu erschaffen, welcher gleichsam wirkungsvoll, dauerhaft und nachhaltig die Zielerfüllung anstrebt und dabei trotzdem ausreichend Fenster für Entspannung, Erholung, Energie schöpfen, sowie die Erfüllung familiäre und soziale Bedürfnisse ermöglicht.

Quelle: https://pixabay.com

Wie können Wir persönlich Zeitmanagement für uns nutzen? Im Folgenden eine praktische Umsetzungsanleitung und im Anschluss ein praxisnahes Fallbeispiel:

 

RICHTLINIE / HANDLUNGSMANUAL ZEITMANAGEMENT

Primär ist es wichtig für jede Zeitplanung, sich der individuellen Ziele bewusst zu werden und diese auch schriftlich zu Formulieren. Wenn man nicht weiß, was und wo man eigentlich gerne hin möchte, hat es auch keinen Sinn die Zeit dementsprechend managen zu wollen ;-)

Die Ziel-Formulierungen sollten konkret und klar definiert sein. Hilfreich ist dabei die SMART-Methode. (Näheres zur Methode: siehe unten, Fallbeispiel Lina)

Nach dem die persönlichen Ziele klar sind, hier ein  praktischen Anwendungsvorschlag von Zeitmanagement/ einer gezielten Zeitplanung:[4)

1.Prioritäten setzten

Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Vor allem die persönlich wichtigen aber nicht dringlichen Aktivitäten sollten einen klaren Platz im Kalender haben (wie z.B. eine Sprache lernen, Familiäres, u.Ä.).

2.Planung schriftlich verfassen

Erhöht einerseits die Verbindlichkeit der Planung und entlastet zudem das Gedächtnis.

3.Wichtige Prioritäten immer zuerst einplanen

Die wichtigen sowie die dringlichen Prioritäten sollten immer zuerst geplant werden. Vorteilhaft ist es dabei diese Tätigkeiten in den Zeitraum zu setzen, in welchem erfahrungsgemäß die persönliche Leistungskurve des Tages am höchsten ist.

4.Pufferzeit einplanen

Etwa 30 – 40 % Pufferzeit einplanen. Durch unvorhergesehene aber mögliche Störungen entstandenen Zeitdruck oder Zeitplanverschiebungen kann so präventiv vorgesorgt werden.

5.Regelmäßige Pausen integrieren

Kleine und regelmäßige Pausen in die Tages-, Wochen-, und Monatsplanung einplanen.

Dabei auf die individuellen Pausenbedürfnisse achten ( Länge / Häufigkeit). Jeder Mensch tickt ein wenig anders.

6.Realistische Zeitplanung

Angemessener Umgang mit der Zeit. Zu hohe Ansprüche an sich selbst können leicht zu unrealistischer und damit überfordernder Zeitplanung führen. Wenn man merkt, dass man möglicherweise trotz Beschäftigung mit dem Tool Zeitmanagement nicht erfolgreich bei der Anwendung und Durchführung ist, empfiehlt sich:

  •  mit Jemand der das Zeitmanagement erfolgreich beherrscht sich auszutauschen/ gemeinsam die  Zeitplanung durchgehen
  • sich von einem professionellen Coach für Zeitmanagement beraten lassen
  • eine systematische Selbstbeobachtung nach Kanfers Selbstregulationsmodell anwenden und etwaige kognitive Verzerrungen aufdecken –> für Profis ;-)

7.Nachkontrolle der Planung / „Dreamdays“ integrieren

Es gilt in regelmäßigen Zeitabständen die geplanten Erfolge zu prüfen, analysieren und entsprechende Anpassungen durchzuführen. Ein Zeitplan ist kein steifes, einmal verfasstes und nicht veränderbares Konstrukt – sondern wandelbar mit den sich verändernden Bedürfnissen des Alltags. Dafür empfiehlt es sich sogar, wenn möglich, richtige „Dreamdays“ einzuplanen, welche allein dafür da sind den individuellen Zeitplan zu reflektieren und gegebenenfalls anzupassen.

 

Praktische Zeitmanagement-Planung unter Berücksichtigung der oben genannten Punkte am Beispiel der Fernstudentin Lina K.

 Lina K. ist 34 Jahre alt, verheiratet, seit 3,5 Jahren Mutter von einer kleinen Tochter. Seit 2 Monaten hat sie ein Fernstudium bei der SRH-Fernhochschule begonnen um sich während ihrer Elternzeit weiterzubilden. Zu dem möchte sie etwas die Haushaltskasse aufbessern. Um ihre vielfältigen Anforderungen und Bedürfnissen gerecht zu werden und trotzdem noch ausgeglichen zu sein, nutzt sie die Anwendung von Zeitmanagement

 Sie formuliert ihre Ziele und Bedürfnisse schriftlich und bringt sie in eine priorisierte Reihenfolge.

Lina möchte:    

  1. eine gute Mutter und Partnerin sein
  2. einen akademischen Grad erreichen
  3. etwas Geld dazu verdienen
  4. Zeit für sich selbst und soziale Kontakte haben

Um die Ziele besser umsetzen zu können, konkretisiert sie diese anhand der SMART-Methode. Die Ziele werden also so definiert, dass sie Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und zeitlich Terminiert sind und dementsprechend folgt die Zeitplanung:

Konkretisierung Ziel 1 (= „persönlich wichtig und dringlich“)

  • Lina möchte ihre Tochter täglich vom Kindergarten abholen und ein Abendessen für die Familie kochen.
  • Zudem möchte Sie 2h Stunden am Abend Zeit haben sich mit der Kleinen unter vollen Aufmerksamkeit zu beschäftigen und Sie in Ruhe ins Bett zu bringen.
  • Lina möchte einen ordentlichen Haushalt und einen fitten Körper haben für sich selbst und zu Pflege ihrer Partnerschaft.
  • 1x pro Woche möchte Sie einen freien Abend nur für sich selbst und ihren Mann

 

Konkretisierung Ziel 2 (= „persönlich wichtig und dringlich“)

Für das Fernstudium benötigt sie 1,5 Stunden Zeit an den Wochentagen und 3 Stunden an den Samstagen und Sonntagen. Mit dieser Zeitplanung kann sie ohne punktuellen, sich häufenden Stress in der regulären Studienzeit sowie in ihrer bereits begonnenen Elternzeit vom Beruf, in 3 Jahren ihren nächst-höheren akademischen Grad erreichen.

Konkretisierung Ziel 3 (= „persönlich wichtig“)

Um etwas Haushaltskasse zu zusteuern, arbeitet Sie 2 Stunden täglich als Fahrradkurierdienst in der Uniklinik welche sich glücklicherweise in nächster Nähe befindet. Damit hält sich gleichzeitig ihren Körper fit und attraktiv. Fördert ebenso Erfüllung von Ziel 1.

Konkretisierung Ziel 4 (= „persönlich wichtig aber nicht dringlich“)

Für Ihre sozialen Bedürfnisse sind ihr die 4x im Monat stattfindenden „Mädelsabende“ mit ihren Freundinnen und Telefonate mit ihrer Freundin aus der Schweiz wichtig.

 

Lina´s alltäglicher Wochen-Zeitplan

Tagesablauf

           –> Täglich Ab 19:30h, wenn Tochter schläft: entsprechende mögliche Aktivitäten siehe folgender Monatsplanung

Beispiel Monatsplanung Februar

tabelle

      Rosa Kreuz: Mädelsabend Partner passt auf Tochter auf dafür hat er an einem Putztag einen Abend zur freien Verfügung

Rotes Kreuz: Ausgeh-Abend mit Partner, Oma kommt zum Babysitten

Braunes Kreuz: Putztag

Blauer Strich/Kreuz: Zeit für Telefonate

(Grüne Zahlen: Wochenende)

Die Wochenenden wurden bewusst in der Planung völlig offen gelassen, lediglich von 13-16h plant Lina ihre Studienzeit (wichtige und dringliche Priorität) ihr Partner oder die Oma kümmert sich in dieser Zeit um die kleine Tochter. Die restliche offene Zeit kann flexibel für Familienleben, Soziales , nicht erledigte Dinge (wie zum Beispiel liegen gebliebene Hausarbeit) aber auch für sportliche und Entspannungsaktivitäten genutzt werden. Lina hat damit wirklich 30-40% Pufferzeit und Zeit und Möglichkeit für „Dreamdays“ und Individuelles (-soweit es das Familienleben zu lässt).

Jeder Monat wird individuell geplant, nach anstehenden Ereignissen wie Urlaub, Feste etc. und kann jederzeit entsprechend angepasst werden. Nach Bedarf, Zielen und Bedürfnissen kann Lina sogar eine grobe Jahresplanung verfassen um sich langfristig orientieren zu können.

Fazit:

Dadurch das Lina in ihrer Lebensplanung anhand ihres sportlichen Minijob´s als Kurierdienst, gleich mehrere ihrer priorisierten Bedürfnisse befriedigen kann, kommt sie gut mit ihrer alltäglichen Zeitplanung zurecht. Ihre durchdachte Aktivitäten-Planung und das klare Verfolgen ihrer Hauptziele verschafft ihr Zeitvorteile. Ihre individuelle und  persönlich-stärkste Leistungsphase, hat Lina zwischen 12:30 – 16:00h; genau in diese Zeiten legt sie sowohl Wochentags als auch an den Wochenenden fix ihrer Lernzeiten.Natürlich profitiert ihr Zeitplan auch von dem unterstützenden Partner an ihrer Seite, sowie der Möglichkeit die Mutter als Babysitterin zu Engagieren. Individuelle Ressourcen spielen immer eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von  Zeitmanagement.

Eine von vielen Möglichkeiten stellt dabei auch das „Outsourcen“, also das Delegieren von Aufgaben, wie beispielsweise das Engagieren einer Putzfrau. So gut wie jeder Mensch besitzt mindestens eine zur Unterstützung nutzbare Ressource, sei es eine soziale Beziehung, finanzielle Mittel oder sonstige Hilfsleistungen, ein Hobby oder Interessenbereich.[5]

Bei Lina genügte die familiäre Unterstützung. Trotz Studium, Minijob, Haushalt und Ehe bekommt Lina ausreichend Schlaf und hat Pufferzeiten für sich.

Der Nutzen des Zeitmanagement wird bei Anwendung erfahrbar. Da Zeitmanagement ein Teilgebiet des Selbstmanagements ist, bietet es sich an, zum Beispiel anhand der gewonnenen Zeit, sich näher mit der Thematik des Überbegriffs des Selbstmanagements zu befassen. Gute Literatur zu dem Thema ist beispielsweise:

„30 Minuten für ihre Work-Life-Balance“ von Seiwert Lothar J.  z.B. unter

http://www.amazon.de/30-Minuten-Work-Life-Balance-Lothar-Seiwert/dp/386936291X/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1455785142&sr=1-1&keywords=30+Minuten+für++für+ihr+work+life+balance

oder auch eines meiner Lieblingsbücher ;) :

„Die 4-Stunden Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben“ von Ferriss Timothy z.B. unter

http://www.amazon.de/Die-4-Stunden-Woche-Mehr-Zeit-Leben/dp/3548375960/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1455785296&sr=1-1&keywords=die+4stunden+woche

E.Grafl-Goldschmidt

Literaturquellen

Doran, G. T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives. Management Review, O.Oa

Häfner A., Stock A. (2010) Time management training and perceived control at work. The Journal of Psychology

Jochum E., Jochum I., Koch A. (2011) Selbstmanagement. Studienbrief der SRH, Riedlingen

Kaluza G. (2011) Stressbewältigung. Trainingsmanual zur psychologischen Gesundheitsförderung; Berlin

Sawatzky A., Stumm V. (2015) Entspannungsverfahren. Studienbrief der SRH, Riedlingen

[1] Vgl. Sawatzky, A., Stumm V., 2015, S. 69

[2] Vgl. Häfner A., Stock A., 2010, S. 5

[3] Vgl. Sawatzky, A., Stumm V., 2015, S. 73

[4] Vgl. Kaluza, G., 2011, S. 1f

[5] Vgl. Sawatzky, A., Stumm V., 2015, S. 19